浅谈Exchange邮件归档解决方案(二）

trentgu

三、数据的访问问题

归档的目的自然是为了要方便访问。可是这归档系统中的数据访问问题，还是有一些学问的。
对已归档数据的访问，主要是面向两类人群：审计员和最终用户。审计员的权限当然是必不可少的，因此所有产品都会提供一个审计接口。而最终用户访问接口，这是一个日益面向最终用户开放的一个增值服务功能。我想面向审计员的接口由于各个厂家大同小异，这里就不详细描述了。这里我们来讨论面向最终用户自助访问接口的实现方式问题。
正如前面提到过的，最终用户可以有三种方式实现对自己已归档内容的访问：Outlook客户端插件、浏览器、无插件的Outlook/OWA无缝集成。
客户端插件是最普遍的一种方式。这种方式需要网管给每个用户安装一个客户端，这样用户就可以通过Outlook上的一个工具栏实现对已归档内容的访问和操作。这种方式的弊端可想而知，尤其是对一个大企业来说简直就是噩梦。而且安装完成之后仅仅是噩梦的开始。因为今后你还需要升级Office、打SP补丁、重装操作系统等。客户端插件的维护，将会占用管理员很多的时间。而对于那些没有固定电脑的员工来说，使用起来就更不方便了。
至于浏览器方式，优点是非常简单，而且不受客户端的限制。但用户体验不是很好，因为他们必须要自己打开IE浏览器，然后输入地址，同时再输入用户名密码登陆之后才能访问。更重要的是，其归档数据和本地邮件之间似乎没有任何关联。这也是导致用户很少登陆使用归档系统的原因。

下面我们来解释一种新的实现方式：Mimosa无插件的Outlook/OWA无缝集成方式。

1、用户自助访问界面（SSR）

许多了解过Mimosa的人，都说Mimosa的用户自助界面实现方式很讨巧的。因为它只是利用了文件夹的HomePage(主页）属性，将用户的请求重定向到一个Web界面。不过做得比较好的地方在于这个界面的风格和使用习惯与本地Outlook或者OWA差别不大，而且和Outlook Frame集成得天衣无缝。非技术人员可能还以为是服务器端提供的功能。这避免了对最终用户的使用培训，他们凭经验和直觉就可以直接操作了。正是由于这种方式的特殊性，避免了安装客户端插件，而且在OWA上一样可以使用。用户甚至可以直接在浏览器中打开该界面而无须Outlook/OWA支持。
这种方式的另一个优点是比较容易集成到第三方的WebMail或者OA系统中。因为都是Web界面，而且还可以根据提供的接口定制化。这就比较灵活方便了。

下图是Mimosa提供的用户自助访问界面。部署完成之后，细心的用户会发现文件夹列表中多了一个文件夹。该文件夹可能叫做“已归档邮件”。用户点击的时候，可以看像正常情况一样在右边显示一个功能界面。由于和Outlook的风格非常相似，所以一般用户根本感觉不如差异。而且你可以看到，已归档邮件中不但包括了收发邮件，实际上生产邮箱里面有的数据那里都有，而且是按照相同的视图来呈现的。找起来非常方便和直观。

实际上这个视图还有一个时间维。你可以选择呈现任何一天的视图。也就是说，你只需要将时间点设置为去年的某天，你猜会发生什么事情？——哈哈，当然是现实你去年那天邮箱的样子了。这个概念在Mimosa叫做Point in time view.就是即时视图的意思。感觉就像视频回放一样，可以重新任何人某一天邮箱的样子。
  
如果用户具有自助审计员权限，那么他还可以选择审计其它邮箱。该邮箱的范围由管理员定义（有人说这个功能有点可怕）。


2、用户搜索界面
这里有两个搜索界面，一个是快速搜索，一个是高级搜索。许多人都抱怨Outlook自带的搜索不好使，特别是快速搜索，基本搜不到自己想要的东西。就算是Outlook的高级搜索，要想搜索附件内容也是很难的。 而Mimosa提供的搜索界面，看起来像Outlook的，实际上强大了许多。你要是有审计员权限的话，你还可以一次性跨邮箱搜索。
  
快速搜索功能，提供了类似Google式的搜索界面。你可以不用考虑这么设置搜索条件，属于一个关键字即可搞定。返回结果太多？没关系，Mimosa支持多层搜索，你可以在结果中再搜索，知道找到你要的内容为止。
  

3、自助PST归档
对于那些已经将PST保存到本地的用户，可以选择将本地PST文件自助归档到服务器上。归档后有什么好处？第一是方便搜索，第二是不占用本地笔记本硬盘空间，第三嘛，丢了还有得救。
在呈现视图上，将会以同样结构化的方式显示出来。基于策略，还能实现是否合并PST和邮箱的视图，或者是分开两个节点显示。
  


4、用户自助数据恢复
过去，即使使用了备份系统，有一种情况是网管难以处理的：某领导丢了一封重要邮件，其中有个PDF文档是合同。这封邮件已经过了时效期，怎么快速恢复这封邮件而不要动静太大？
Mimosa一个很炫的功能就是用户通过Outlook/OWA即可实现自助恢复，而且操作非常简单。用户只需找到自己要恢复的邮件或者文件夹（可以是基于附件内容关键字进行高级搜索的结果），然后选择左下角或者右下角下拉框中的“恢复到邮箱/恢复到PST”选项，即可选择恢复到服务器邮箱或者是本地PST文件。在恢复范围上，你可以选择多个文件夹或者整个邮箱，也可以是某个搜索出来的单条目，如一个联系人等。

对于恢复的目标，用户也有很大的灵活性。既可以选择恢复到原始位置，也可以指定一个新的位置。甚至还可以在线建立新的文件夹。该文件夹是立即在服务器上建立的。而数据覆盖方式也可以灵活选择。
  
当然，如果你有自助审计员权限，也可以像恢复自己的邮件一样替别人恢复。

另一个不得不提的数据恢复特性是RTO（恢复时间目标）。由于Mimosa是技术Log Shipping技术实现的，因此数据是持续获取的。所以可以实现很少的数据丢失（小于一个LOG）。这个时候即使数据突然丢失，你也能够第一时间从归档里面找出来。
当然，这只是用户自助归档界面，后面的章节里面还会讲到，管理员还可以通过控制台实现更多的数据恢复和容灾功能。

5、自助访问与Outlook/OWA的互动功能
也许你会问一个问题：对于已经归档的邮件，我想恢复、转发怎么办？
用插件的方式怎么做我不知道，但如果你使用Mimosa，这个问题就非常简单。你只需要双击该邮件，就会自动用Outlook本身打开这封邮件。这和你在收件箱中双击没有任何区别。这个时候，你一样可以进行回复和转发了。
相同的操作同样适用于其它对象，例如联系人、日程等。其实很多时候，用户只需凭直觉去操作即可，基本上都行得通。

6、更多高级的集成功能
实际上，Mimosa的自助访问界面还不仅仅满足邮件归档访问的需求。如果你同时部署了Mimosa的文件归档和SharePoint归档，最终用户还可以同样通过统一的界面进行访问，而搜索的时候更有意思，你可以一个关键字同时搜索邮件、文件、SharePoint文档。
  

尽管以上的截图都是以Outlook作为例子，实际上和OWA是完全一样的。技术上来说，这只是一个Web界面，如果你既不使用Outlook，也不使用OWA，那么你只需要把那个URL添加到IE收藏夹即可。而且是集成Windows认证的，你不需要二次输入密码。

其实，自助服务界面解决了另外一个问题，那就是一线存储的问题。对于一些企业，完全可以在Exchange邮件服务器上设置一个策略，自动删除那些超过3个月的数据。要访问3个月前的数据怎么办？很简单，点击“已归档邮件”文件夹即可。 这一点还可以用于Exchange2000/2003到2007的迁移辅助。其实最偷懒的办法就是升级后懒得迁移数据了。要访问原来的邮件，去归档文件夹吧。

自助访问策略的定义和应用范围

管理员可以定义出1、2、3等不同的用户自助访问测量。然后将这些策略应用到不同的用户范围。这些范围可以是：
整台Exchange服务器、某个存储组、某个数据库、某个邮箱、某个用户，或者是某个AD组。 这样的好处是，可以让不同的人，享受不同的自助访问权限。只有被授权的用户，才能访问到自己的已归档文件夹。最主要的是，用户的访问策略直接从服务器端基于策略定义，不需要对客户端进行任何修改和操作。
图：定义最终用户的自助访问权限
  

图：将定义好的策略应用到指定范围的用户（这里选择了按数据库来）


下一章，我们将介绍对已归档数据的一些其它增值应用，敬请关注。

第三章：浅谈Exchange邮件归档解决方案（三）



[ 本帖最后由 trentgu 于 2009-6-10 14:04 编辑 ]