在现代化的信息社会中，电子邮件、无纸办公已不是什么陌生的概念了，如何用合适的办公软件来武装自己，提高工作效率，这一切已被越来越多的用户所接受并融入了实际工作和生活中。集成在ie中的outlook express（下文中简称为oe）凭借着其简单易用、功能丰富的特点，已成为不少用户首选的电子邮件客户端软件。但oe功能毕竟有限，仅能完成处理电子邮件的任务，你若是想寻求一款集电子邮件、个人信息、日程安排、计划任务管理等多功能的软件，outlook才是你真正的选择。outlook不仅有独立发放的版本，同时也被集成到了微软的office、works等套装软件中。从最初的outlook 97、98到现在的outlook 2000和2002，可以说每一次版本升级都会带来不少惊喜和新体验。本次专题中主要以最新的outlook 2002为例，向大家介绍outlook中实用、强大的功能。
outlook 2002中的邮件帐户
要使用outlook，首要就要正确配置好自己的邮件帐户，本专题就从这里开始吧。outlook 2002支持各种类型的邮件帐户：如一般个人用户最为常用的pop3帐户，公司企业内部网络中所用的exchange帐户，申请微软.net password所用的hotmail帐户和msn帐户，以及其他类型的帐户。现在可免费申请的hotmail帐户和msn帐户都属于http类型的邮件帐户，不同于传统的pop3类型帐户。特别值得一提的是，在对http类型帐户的支持方面，以前的outlook 2000几乎就不能支持，而outlook 2002有了很大的改进，能完美地支持hotmail、msn及其他http类型的帐户。这一点我们会在下文中详细说明。
常用邮件帐户的创建与设置
第一次运行outlook 2002时，会出现邮件帐户设置向导来帮助用户创建邮件帐户或是提示用户从oe中导入已有的帐户设置。当然，我们也能选择“工具”→“电子邮件帐户”命令，在弹出对话框中选中“添加新电子邮件帐户”选项后按“下一步”按钮，这里我们可以看到outlook 2002可以支持的所有类型的电子邮件帐户（如图1），选中其中的一个并按提示来创建其他的邮件帐户。一个outlook配置文件（profile）中能含有多个邮件帐户。
1.设置pop3帐户
pop3邮件帐户是我们最为常见的，而且大多都是免费的。我们只要到其相应的web页上申请，填入一些必要的用户信息进行注册后，就能获得一个属于自己的pop3类型的e-mail地址。相信不少朋友一个人就拥有多个不同的pop3帐户吧。在申请pop3帐户时，我们会得到其所对应的接收邮件服务器地址（pop3）和发送邮件服务器地址（smtp）。下面我们就来看一看如何在outlook 2002中创建和设置一个pop3邮件帐户。
（1）在邮件设置对话框中选中“新建一个邮件帐户”选项，点击“下一步”按钮。
（2）在图1所示的选择服务器类型对话框中选中“pop3”选项，点击“下一步”按钮。
（3）现在，我们可以看到pop3帐户的设置对话框，只要在其中填入正确的用户名、pop3服务器地址、smtp服务器地址等信息即可完成pop帐户创建。
outlook 2002中针对pop3帐户还新增了一个“测试帐户设置”功能按钮（如图2），点击后会对这个pop3帐户作一次测试性的收发操作，测试所填入的帐户信息是否正确。避免了以后再次调出帐户设置对话框进行修改的麻烦。
在点击“其他设置”按钮所弹出的对话框中，有两个选项值得一提：一是我们可以选择收发这个帐户时所选用的连接方式；二是我们可设定在收取邮件后在服务器上保留备份（如图3），有时我们在异地收信时需要使用到这个功能。其他选项一般保持默认值即可。
2.设置exchange帐号
要使用exchange帐号，首先要在整个网络中配置好exchange邮件服务器，这是公司网管的事，一般用户无需操心，只要从网管那里获知exchange服务器地址（即作为exchange邮件服务器的计算机名）和自己在其上的帐户名即可。与配置pop3帐号相似，首先调出服务器类型选择对话框。不过有一点不同，outlook处于运行状态时是不允许配置exchange帐户的。所以我们先关闭outlook，然后从“控制面板”→“邮件”→“电子邮件帐户”→“添加新电子邮件帐户”选项来调出服务器类型选择对话框。选中“microsoft exchange server”选项后，点击“下一步”按钮即可进入exchange帐户设置对话框（如图4），我们只需在其中填入正确的exchange服务器地址和自己的用户名。用户名输入栏旁有个“检查姓名”按钮，点击后会连接exchange服务器以检测所输入用户名的正确性。有时可能会检测到多个相似的用户名，我们可从弹出的列表选择自己正确的用户名。
outlook 2002与exchange服务器接合使用时才能完全体现出其强大的功能。我们会在本专题的后续文章中提及一些基于exchange的outlook中的应用。
3.设置http帐户（hotmail和msn帐户）
outlook 2002对诸如hotmail、msn等http类型（基于web）的帐户提供了很好的支持。我们只需在服务器类型选择对话框选中“http”选项后点击“下一步”按钮，在弹出的对话框中，在“http邮件服务提供商”下拉列表中直接选择hotmail或是msn，并填入自己的用户名即可完成设置。对于其他的http类型帐户，我们只要知道其邮件服务器地址，就能选择“http邮件服务提供商”为“其他”，并填入相应的邮件服务器地址。要说明的是，对于http类型的msn帐户，其登录的用户名包括@msn.com，即为整个e-mail地址；而hotmail帐户的用户名为e-mail地址的前半部分。另外，msn帐户必须选中“使用安全密码登陆验证（spa）”选项（如图5），否则无法顺利收发邮件。
http类型的帐号中的邮件是存储在邮件服务器上的。当在outlook 2002中访问hotmail或msn帐号时，只要我们不将邮件移到本地目录中，那么邮件总是被保留在服务器上，我们在任何一台电脑上用outlook 2002建立帐号后都能进行访问。
如何在outlook 2000中使用http类型的帐户
前面已经提过，outlook 2000对http类型的帐户支持得很不好。但是，由于现在还有不少用户仍在使用outlook 2000，所以我们下面就说明一下如何在outlook 2000中使用hotmail或msn帐户。以hotmail帐户为例，我们可先在outlook 2000新建一个名为hotmail的文件夹（当然也能取其他名字），然后在这个文件夹的鼠标右击中选择“属性”命令，在弹出对话框的“主页”选项卡（如图6）中填入hotmail的web页地址
http://www.hotmail.com，再选中“显示该文件夹的默认主页”选项。这样，当点击hotmail文件夹，相当于在outlook 2000打开
http://www.hotmail.com页面，我们在首次登陆时若是选中记住登陆密码选项，那么以后点击hotmail文件夹即可直接登陆到自己的hotmail帐号。
我们可另外新建一个名为msn的文件夹，用相同的方法实现在outlook 2000中使用msn帐户。不过，由于msn和hotmail使用的同一web登陆地址（
http://www.hotmail.com），所以若要在outlook 2000中同时使用hotmail和msn帐户，其中的任何一个帐户都不能选择在登陆时记住登陆密码，否则会造成混乱。也就是说，当用上述方法在outlook 2000同时使用hotmail和msn帐户时，我们只能每次都输入用户名和密码进行手工登陆。
由于outlook 2000不直接支持http类型的帐户，我们上述的采用web页映射的方法来支持hotmail或是msn帐户也只是一种无奈中的权宜之策。其本质上还只是通过web页来进行登陆，最大的缺陷就是outlook中针对于e-mail的许多管理、编辑等功能无法使用了。所以笔者建议使用hotmail或是msn帐户的用户若是有条件尽量升级到outlook 2002；若是仅需使用基本的e-mail收发、编辑和管理功能，那么使用免费的oe6就足够了。
如何在oe中使用http类型的帐户
oe6中提供了对hotmail帐户的直接支持。但只有在安装了outlook 2002后，才能在outlook express 6中直接创建msn帐号（如图7）。下面就来说明一下对于只装有outlook 2000的用户如何在oe中创建msn帐户。
首先确认已安装oe5或更高版本，并关闭oe。然后用ie访问
http://supportservices.msn.com/us/oeconfig/。这时，你可能会被提示设置自己的.net password，只要你拥有一个msn或hotmail的e-mail地址就能顺利完成。然后在如图8所示的页面中输入用户名（任意）、msn邮件地址和密码，按下ok按钮后系统就会自动在oe上配置好你的msn帐号。打开oe看看吧，所创建的msn帐号与outlook 2002中的是一样的，而不是outlook 2000中那样简单的web页的映射。
最后说明一点，其实msn邮件帐户也是有pop3类型的，只不过现在可以免费申请的msn帐户都是http形式的，所以上文中以http类型的msn帐户为例来介绍。pop3类型的msn帐户的接收邮件服务器地址（pop3）和发送邮件服务器地址（smtp）分别为pop3.email.msn.com和smtp.email.msn.com。在某些情况下（如在局域网中，或使用第三方的isp时），须将发送邮件服务器地址改为secure.email.msn.com。
其他邮件服务器
除了上述三种最为常见的邮件服务器类型外，outlook 2002还支持imap邮件服务器或其他由第三方提供的邮件服务器，大家需要时可以按类似的方法进行设置，这里不再详述了。
outlook 2002的数据存储与管理
outlook 2000中的imo和c/w模式
用过outlook 2000的朋友应该都知道，outlook 2000能被配置为imo（internet mail only）模式或c/w（corporate or workgroup）模式。在邮件帐户配置管理及其他方面，运行于imo模式下outlook 2000与oe十分相似，imo模式是针对只需访问internet邮件的普通用户；而outlook 2000的c/w模式却有着很大的不同，它是针对企业用户的模式，虽说也能很好地支持internet邮件帐户，但更主要的是和exchange服务器接合使用。outlook 2000只有被配置成c/w模式才能支持exchange服务器。说实话，这两种不同模式在数据配置和管理等方面的差异，很容易给一些初级用户造成混淆和带来不便。
outlook 2002中的配置管理器
现在的outlook 2002已不再有imo模式和c/w模式之分了，而是在统一的配置管理器界面中对outlook中的帐户设置、数据文件等进行集中管理，使用起来十分方便、顺手。顺便提一下，古老的outlook 97中也是没有imo模式和c/w模式之分的。
无需启动outlook 2002，只要在控制面板中双击“邮件”图标就能打开配置管理器。在配置管理器中我们可以看到三个按钮。第一个“电子邮件”按钮调出的就是我们在前文中已经提到的电子邮件帐户设置界面，下面的两个按钮可分别用于调出数据文件和配置文件（profile）的管理窗口。
首先我们来介绍一下outlook数据管理中最重要的两个概念：profile和pst文件。outlook中用于存储数据的文件是pst（personal folders file：个人文件夹文件）文件。不管是邮件、联系人信息，还是日历、任务等其他信息，都存储在某个pst文件里。profile是outlook的配置文件，相对于pst文件来说是个更大的概念。一个profile中可含有一个或多个pst文件，并包含了电子邮件帐户信息、地址簿信息、其他服务等信息。outlook可支持多个profile来实现多用户之间的不同配置，这一点和oe中的“标识（identity）”很相似。我们也可将profile形象地理解为windows中的用户帐号，每个profile之间都是互相独立的。
点击上述配置管理器中的“数据文件”按钮，在弹出的窗口中（如图9）可以看到当前profile中所含有的所有pst文件的名称、存储路径。在这里，我们可以对pst文件进行加密、压缩（减小文件大小）、删除某个pst文件或添加新的pst文件。在一个profile中创建多个不同的pst可方便我们对邮件进行分类管理和备份pst文件。
点击上述配置管理器中的“显示配置文件”按钮，在弹出的窗口中（如图10）可以看到本机上所含有的所有profile（outlook配置文件）。outlook中至少含有一个profile。若是需要在outlook中为其他用户配置一套帐户，我们可在这里添加一个新的profile。当然，我们也能删除已有的profile或是查看某个profile的属性（即profile中所含的电子邮件帐户配置和pst文件）。另外，在含有多个profile时，还能在这个对话框设置启动outlook时直接调用某个profile或是提示用户调用哪个profile（outlook 2002中的新增选项）。
说到这里，相信大家已对outlook中数据存储和管理方式有了较为全面的了解。总之，outlook中的电子邮件设置信息我们可以手工配置；而若是pst文件损坏了，那么存储在其中的数据也就丢失了。所以，定期备份重要的pst文件是一个良好的习惯。在本专题的后续篇中我们还会介绍outlook中数据保存、备份和恢复的多种方法。
