Exchange的行事曆資訊可以由Outlook、Outlook Web Access及Outlook Mobile Access更新,這不但是方便個人的一種資訊儲存,最重要的是可將此資訊分享給其他使用者,方便訂定會議時間,本篇將介紹他的運作方式與可能遇到的問題。使用者個人排程被發佈資訊就是空閒/忙碌資料,微軟Exchange Server 2003使用此資訊作為排定會議的資訊基礎,空閒/忙碌資料是儲存在功用資料下的SCHEDULE + FREE BUSY資料夾,每一個管理群組(administrative group)在這一資料夾下都有一個子目錄,當使用者發佈空閒/忙碌資料,Exchange Server 2003會將資料寫入適當資料夾,空閒/忙碌資料夾是屬於系統資料夾,工作方式有一點像離線通訊錄。